L’époque des cahiers de réservation et des fichiers Excel est révolue ! Pour offrir une expérience client inoubliable, les gérants d’hôtels n’ont désormais plus besoin de jouer des pieds et des mains pour synchroniser toute une équipe. En effet, depuis l’arrivée du PMS dans le paysage hôtelier, les tâches comme la prise des réservations, l’attribution des chambres, l’organisation d’événements, le management des équipes, la facturation et autres, sont gérés de façon optimale par un seul et même logiciel hôtelier. De quoi s’agit-il réellement ? Réponse dans la suite !
Quel est l’intérêt d’un logiciel hôtelier ?
Un PMS d’hôtel ou Property Management System est un logiciel de gestion opérationnelle d’établissement habituellement utilisé dans le domaine de l’hébergement (maisons d’hôtes, campings, hôtels). Ce système informatique comprend l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à l’activité quotidienne de ce type établissement.
Aujourd’hui, rare sont les métiers du secteur de l’hôtellerie qui ne se servent pas un PMS d’hôtellerie. Même s’il n’est pas encore très utilisé dans les maisons d’hôtes, il est en revanche quasiment indispensable dès que le nombre de chambres commence à augmenter. Quoi qu’il en soit le logiciel hôtelier se révèle être un outil révolutionnaire au service des tenants d’hôtels.
Et pour cause, il simplifie grandement le travail du personnel et induit donc un gain de temps, mais surtout de productivité. Les avantages des systèmes PMS ne sont plus à démontrer. En plus d’aider les hôteliers à gérer leurs activités plus efficacement, ils permettent aussi au personnel de l’hôtel d’accéder aux informations sur les préférences et les habitudes des clients, afin d’améliorer leur satisfaction et leur expérience.
À quoi sert concrètement un PMS ?
Traditionnellement, un logiciel hôtelier ou PMS d’hôtel permet à un hôtel et à tout établissement d’hébergement de gérer ses fonctions de réception, telles que les réservations, l’enregistrement des arrivées et des départs, l’attribution et la tarification des chambres ainsi que la facturation (plus de détails sur Gataka). Cette plate-forme logicielle remplace et dynamise donc les processus sur cahier de réservations et tableur, auparavant largement utilisés.
Mais il faut savoir que, les PMS d’hôtellerie modernes ont dépassé ce socle de base. La technologie PMS a évolué et intègre désormais des fonctionnalités bien plus avancées et donc plus performantes. Le logiciel hôtelier va au-delà des fonctions de réception et intègre aujourd’hui bien d’autres services sur site qui impactent l’expérience client, notamment les activités de restauration, la gestion de l’entretien et de la maintenance, la gestion des recettes, la distribution, les fonctions événementielles pour les réservations de groupe ainsi que la gestion des événements.
Comment reconnaître un bon logiciel hôtelier ?
Le PMS comprend de multiples applications et fonctionnalités et son choix doit, de ce fait, se faire en fonction des besoins et problématiques de chaque établissement. Néanmoins, il existe quelques services qu’il doit absolument proposer pour véritablement d’atteindre ses objectifs.
Ainsi, il est recommandé d’opter pour un logiciel hôtelier ou PMS d’hôtel complet. Il doit offrir le maximum d’options (booking engine, gestion des plannings et réservations, facturation, envoi automatique d’e-mail, réalisation des analyses et des reportings, gestion automatisée du suivi client, yield management, …). Il est également préférable de choisir un PMS d’hôtellerie basé sur le Cloud, car cela permet aux hôtels d’interagir avec leurs clients de façon innovante, tout en réduisant leurs coûts informatiques et en simplifiant leur infrastructure.
Par ailleurs, il est conseillé d’opter pour un logiciel simple d’utilisation et intuitif. Cela favorise la fluidité et la rapidité d’exécution des tâches quotidiennes liées à l’exploitation hôtelière. Un bon logiciel hôtelier doit enfin être sécurisé. Il faudra vérifier que la solution choisie offre les garanties nécessaires en termes de sécurisation de données.